Щоб потрапити до шахівниці Exely Property Management System, перейдіть до розділу «Керування готелем» → «Шахматка бронювань».
Шахівниця — це календар бронювань готелю, який виглядає як таблиця. Стовпці — календарні дні, рядки — номери, що згруповані за категоріями номерів. У рядку з номером можна дізнатися поверх, де розташований номер, і статус прибирання номера.
У осередках на перетині дати та категорії номера виводиться кількість вільних номерів. Якщо осередок порожній, це означає що номер вільний на цю дату, та можна створювати нове бронювання. Наприклад, як можна побачити на зображенні в прикладі: номер 4 вільний на травень, а номер 1 зайнятий з 25 до 29 травня.
Бронювання може займати як весь осередок, так і його частину. Якщо осередок зайнятий не повністю, то гість заїжджає або виїжджає в цей день. У прикладі на скріншоті гість заселиться у номер 1 о 14.00 25 травня, а виїхати планує о 12.00 29 травня.
Щоб було зручніше працювати з бронюваннями та орієнтуватися у календарі шахівниці, бронювання будуть забарвлені у різні кольори. Докладніше читайте у статті «Що означають кольори бронювань у шахівниці».
Шахівниця поділена на дві частини вертикальною лінією. Лінія розташована у стовпці, який відповідає поточній даті. На скріншоті це 24 травня.
Щоб перейти до певної дати, використовуйте календар у верхній лівій частині шахівниці.
Щоб перейти до поточного дня, натисніть кнопку із зображенням годинника:
Будьте в курсі, які категорії номерів є вільними для бронювань
За замовчуванням номери у шахівниці згруповані за категоріями. У рядку з назвою категорії відображається кількість вільних номерів цієї категорії.
Коли ви натискаєте на назву категорії, список номерів згортається або розгортається. Якщо згорнути всі категорії, то шахівниця виглядатиме як таблиця доступності номерів усіх категорій готелю.
Доступність категорій також можна переглянути на вкладці «Керування номерами» → «Доступність номерів», вкладка «Календар».
Слідкуйте за статистикою по бронях на поточний день
У розділі «Шахматка броней» зверху сторінки є блок з інформацією про стан номерів на поточний день. Якщо блок не відображається, натисніть на слово «Статистика» праворуч.
Що відображає статистика
Завантаження на сьогодні — інформація у відсотках про кількість проданих номерів та відсоток завантаження готелю на поточний момент. Загальна кількість номерів не включає номери зі статусом «Ремонт» та номери, де в налаштуваннях вибрано «Не враховувати статистику».
Номер вважається проданим у таких випадках:
Заїзд до номера зафіксовано — номер продано до кінця доби виїзду або до моменту фіксації виїзду.
Заїзд у номер не зафіксовано — номер продано до запланованого виїзду.
Якщо на один номер припадає два бронювання, номер вважається проданим один раз.
Гості сьогодні — кількість заїздів, виїздів, проживання, незаїздів та вільних номерів. При натисканні на посилання в блоці відкривається перелік гостей.
Гаряче бронювання — це бронювання, яке зроблено у поточний день із заїздом «на сьогодні». Інформація про такі бронювання потрібна відразу, як тільки вона з'являється, щоб встигнути прибрати номер, підготувати постільну білизну та харчування.
Нотатки та вказівки — інформація про заплановані, прострочені та не заплановані нотатки. Простроченими вважаються нотатки, якщо дата їх виконання минула.
Стан номерів — інформація про кількість номерів, які потребують прибирання, перевірки чи ремонту.
Швидко знаходьте потрібне бронювання за допомогою фільтрів
У верхній частині сторінки є спеціальні кнопки — фільтри, за допомогою яких можна знайти потрібне вам бронювання: за статусом, способом оплати, джерелом бронювання або спеціальним тегом. Працює це так: бронювання, які не відповідають вибраним умовам, стануть прозорими у шахівниці.
Щоб скасувати вибрані фільтри, натисніть кнопку «Скинути фільтри».
Экономьте время на редактировании бронирования
Деякі операції з бронюванням можна зробити прямо в шахівниці, не заходячи до карти бронювання:
скасування бронювання,
перегляд та друк документів,
оплата,
додавання нотатки.
Натисніть лівою кнопкою миші на бронювання та виберіть дію у вікні:
Слідкуйте за чистотою номерів
Розширення «Обслуговування номерів» допоможе стежити за чистотою номерів. Розширення працює в базовій та повній версіях.
На відміну від базової версії, у розширеній версії більше можливостей: можна організувати регулярне прибирання та призначити позапланове, скласти план обслуговування, стежити за станом номерів та багато іншого.
Налаштовуйте різні права доступу до Exely PMS
Для кожного співробітника, який працює з Exely PMS, створіть окремий логін. Так ви зможете легко відстежувати історію змін та налаштовувати рівні доступу.
У системі Exely PMS є чотири рівні доступу: «Менеджмент», «Служба прийому та розміщення», «Супервайзер служби покоївок» та «Покоївки». Кожен із них має різний рівень доступу та набір дій, які може виконувати співробітник. Детальніше читайте у статті «Які ролі у користувачів у Exely PMS».